Kunnskap

Slik sender du en faks

Posted on
Forfatter: Louise Ward
Opprettelsesdato: 5 Februar 2021
Oppdater Dato: 1 Juli 2024
Anonim
Slik sender du epost med Zimbra
Video: Slik sender du epost med Zimbra

Innhold

I denne artikkelen: Før du sender faksSending faksreferanser

Du må kanskje vite hvordan du sender en faks, enten fordi du er for ung til å ha hørt om denne metoden, eller fordi du rett og slett har glemt hva du skal gjøre. Vær oppmerksom på at det finnes en rekke varianter avhengig av faksmaskinen, og derfor bør du se i bruksanvisningen hvis du vasker den på hånden. For de fleste faksmaskiner må du sette inn et følgebrev, ringe faksnummeret og deretter sende faksen.


stadier

Del 1 Før du sender faksen




  1. Lag akkompagnementsbrevet. Faksmaskiner deles ofte av flere kontorer eller av flere personer på et kontor. Siden alle kan få tilgang til en faks sendt til en faksmaskin, er det bedre å ta med et følgebrev. Dermed vil du være sikker på at faksen din når riktig mottaker.
    • Følgebrevet inneholder mottakerens navn, faksens innhold og antall sider som er der. Den skal også omfatte avsenderens kontaktinformasjon, for eksempel hans navn og faksnummer. Mottakeren vil vite hvem faksen er fra, og kan svare om nødvendig.




  2. Slå faksnummeret. Du må deretter ringe faksnummeret, akkurat som på en telefon. På de fleste nye faksmaskiner kreves ikke landskoden for å ringe et lokalt nummer, men er fortsatt nødvendig for langdistansesamtaler. Noen faksmaskiner krever denne koden, uavhengig av utsendelsesområdet. Lær om maskinens funksjoner.
    • Det kan være nødvendig å ringe landskoden før lokale numre, men bare når denne koden er påkrevd. For langdistansetall er det nesten alltid nødvendig.
    • Det kan hende du må ringe 9 ofte før langdistanse nummer. Sjekk detaljene til faksmaskinen.
    • Forsikre deg om at du bruker faksnummeret og ikke telefonnummeret til personen du prøver å kontakte. Tall skrives ofte ved siden av hverandre på visittkort, og det er lett å gå galt å se på feil nummer.





  3. Bestem innlastingsmetoden. Når du plasserer faksdokumentene i maskinen, må du sette dem i riktig retning. Dokumentet blir skannet, så hvis det vender mot feil sted, vil ryggen bli skannet, og du vil sende en tom faks. Kontroller at dokumentet er riktig orientert før du sender det på faks.
    • Alle faksmaskiner lader ikke på samme måte. Heldigvis har alle faksmaskiner merker som indikerer retningen dokumentene skal plasseres i. Et sted ved siden av der du legger papiret, kan du se etter symbolet på et ark med et brettet hjørne. På dette symbolet vil du se at den ene siden av papiret har linjer og den andre siden er tom.
      • Hvis linjene er på siden der hjørnet er brettet, betyr dette at arkene må mates inn i faksmaskinen med den blanke siden mot deg.
      • Hvis det brettede hjørnet er hvitt, betyr det at dokumentene du skriver inn i faksmaskinen, må ha den trykte siden mot deg.





  4. Faks riktig type dokumenter. Faksmaskiner fungerer best med papir i standardstørrelse. Å sende noe i et ikke-standardformat fungerer kanskje ikke, faksmaskinen din kan hoppe over eller skade. Hvis du trenger å sende et dokument som ikke er standardstørrelse, for eksempel en kvittering, lager du først en kopi av varen og fakser den.
    • Papirstørrelsen som passer til de fleste faksmaskiner er A4 eller USA, som for skrivere.

Del 2 Send faksen




  1. Bruk faksmaskinen til å sende faksen. Når du har fullført alle trinnene ovenfor, er du klar til å sende faks. Dokumentet er riktig satt inn, du har ringt mottakerens nummer, du er nå klar til å trykke på "Send" -knappen. Denne knappen er vanligvis bred og godt indikert. Det er over! Du sendte faks!
    • Du vil legge merke til at når du har trykket på "Send" -tasten, vil faksmaskinen pipe og høre. Disse lydene tilsvarer kommunikasjonen mellom flere faksmaskiner. Etter noen minutter, når faksen sendes vellykket, vil du høre et langt, tydelig pipelyd. Når det er problemer med å sende en faks, hører du vanligvis en forferdelig høy lyd. Hvis du hører det siste, bør du sjekke faksmaskinen for å evaluere problemet.




  2. Bruk Internett til å sende faksen. Det er også mulig å bruke Internett til å sende dokumenter til en faksmaskin. Det er en rekke tjenester for dette, de fleste blir betalt. Imidlertid kan de være kloke investeringer hvis du ikke sender fakser ofte og ikke ønsker å kjøpe faksmaskiner eller bruke tjenester som FedEx.
    • PamFax er en utmerket faks-tjeneste for Skype. Dette programmet krever imidlertid et lite økonomisk bidrag.
    • HelloFax er en godt integrert Google Drive-tjeneste som lar deg enkelt fakse Google-dokumenter. Den tilbyr en rekke gratis fakser og belaster deg deretter et beløp for følgende.




  3. Send en faks på e-post. Avhengig av nummeret du sender faksen til, kan det være mulig å sende dokumentet elektronisk til faksmaskinen uten gebyr. Du må imidlertid vite at denne metoden er begrenset til bestemte faksnumre, og at bare begrenset informasjon kan sendes.
    • Du kan sjekke om faksnummeret er integrert ved å spørre på nettet.
    • Bruk denne formelen til å opprette adressen du vil sende til: "[email protected]".
    • Fjern anførselstegn, endre nummeret til faksnummeret (inkludert landskoden, samt for- og etternavnet til personen du sender).
    • Merk at bare e i e-rammen vises på faksen. Du kan ikke legge ved en PDF-fil eller andre dokumenter ved denne metoden.