Innhold
I denne artikkelen: Skriv et klagebrev Bruk riktig tone og format Følg bokstaven Referanser
Mange mennesker skriver et klagebrev på et tidspunkt i livet. Hvis du ikke er fornøyd med produktene eller tjenestene til et bestemt selskap, kan disse problemene vanligvis løses til gjensidig fordel for begge partnere med et brev som sterkt fordømmer situasjonen, men på en høflig måte. Det er verken vanskelig eller plagsomt å skrive et klagebrev. Alt du trenger å gjøre er å presentere fakta klart og høflig foreslå en løsning.
stadier
Del 1 Skrive klagebrev
- Adresser brevet til kundeservice. Når du ønsker å skrive et klagebrev, vil det være mer effektivt for deg å ta direkte kontakt med kundeservicen til det aktuelle selskapet. Kundeservice brukes til å håndtere kundeklager, og det er sannsynlig at forespørselen din blir behandlet effektivt og effektivt.
- Hvis mulig, se etter navnet på lederen for denne avdelingen. Start brevet med en høflighetserklæring som Kjære herr eller Kjære fruetterfulgt av navnet på personen. Hvis du ikke finner navnet på kundeserviceansvarlig, bare skriv høflighetsskjemaet.
- Du kan finne kundeserviceadressen på selskapets hjemmeside, på selskapets brosjyrer, på reklamemateriell som brukes, eller på emballasje eller etikett på de tilbudte produktene.
-
Gå rett på sak. Den første linjen i brevet ditt bør tydelig si hvorfor du skriver brevet, og hva er essensen av klagen din. Vis så mange relevante fakta som mulig, inkludert dato, tid og sted der tjenesten ble levert (eller kjøpet ble gjort), og ikke glem alle serienumrene eller modellene det gjelder.- Mottakeren av missiven må kunne identifisere formålet med brevet på mindre enn fem sekunder. Så prøv å unngå å starte med en introduksjon for lang og usammenhengende.
- Du kan presentere flere detaljer eller forklare situasjonen i neste avsnitt, men de første linjene bør fremheve klagen din så kortfattet som mulig.
- Slik kan den første setningen din se ut: "Jeg skriver for å klage på en feilaktig hårføner som jeg kjøpte 15. juli i din lokale på XXX Street i Paris. "
-
Vær spesifikk om resultatet av problemet. Hvis du ønsker en produktutskiftning, refusjon, reparasjoner eller andre former for kompensasjon, gjør det klart i andre ledd. Dermed er det mer sannsynlig at du ikke mottar skjemaer, eller andre svarbrev, og gir mottakeren noe å jobbe med.- Forsøk å være så konstruktiv som mulig i dine kommentarer, og tilby en måte å løse problemet du står overfor, slik at du opprettholder ditt forhold til selskapet. Hvis du ber om refusjon eller annen form for kompensasjon, mens du truer med å aldri kjøpe et produkt eller bruke tjenestene til det selskapet, kan det hende at du ikke ser at forespørslene dine blir behandlet.
- Hvis du vil at selskapet skal løse et større problem, kan du ta det med i brevet ditt, men husk at det vil ta tid.
- Ikke tru med å saksøke i ditt første brev. Dette kan være en siste utvei løsning å bruke, men send først klagebrevet og vent på et gunstig svar.
-
Prøv å legge ved kopier av bilag. Det kan være kvitteringer, garantier, garantier, kopier av sjekker du har sendt og om nødvendig kan du legge ved et bilde eller en video. Alle dokumenter skal inkluderes i brevet. Alle dokumenter skal ledsage brevet ditt.- Husk å sende kopier av brikkene du vil legge ved, men ikke originalene. På denne måten vil du ikke miste denne viktige informasjonen, i tilfelle du må sende inn støttedokumenter til en tredjepart.
- Ikke glem å spesifisere alle kopiene du legger ved brevet. Her er et eksempel: "Vennligst finn vedlagt en kopi av den opprinnelige kvitteringen min, sammen med en kopi av garantien og informasjonen om serienummeret til hårføneren. "
-
Gi tid til å løse problemet. Dette vil bidra til å tillate et passende tidsrom for å løse problemet. Dette vil berolige deg og hjelpe til med å løse problemet på kortere tid.- Hvis du gir en frist, vil det også forhindre muligheten for at brevet ditt går tapt eller glemt, noe som kan gjøre forholdet ditt til selskapet enda mer anspent.
- Forsikre deg om at denne forsinkelsen er rimelig. En periode på en eller to uker er vanligvis tilstrekkelig, selv om det avhenger av hva du ber om.
-
Lukk brevet med respekt. Takk mottakeren for hjelpen hans, og gi beskjed når du vil bli kontaktet for å løse problemet, og hvordan det blir gjort. Dette forenkler arbeidet og gir deg mer effektive resultater.- Lukk brevet formelt med et uttrykk som "Med vennlig hilsen", hvis du vet navnet på mottakeren, eller "Vennligst godta mine hilsener" hvis dette ikke er tilfelle. Unngå uformelle nedleggelsesformler som "Mine oppriktige hilsener" eller "Veldig oppriktig".
Del 2 Bruk passende tone og format
-
Vær høflig. Kanskje er du sint, og kanskje har du rett, men å ikke være høflig vil bare sette mottakeren på forsvaret. Skriv et brev med en respektfull tone og unngå for enhver pris å komme med truende, irritable eller sarkastiske merknader. Husk at personen som lenker brevet ditt ikke er direkte ansvarlig for alt som skjer med deg, og hun vil være mer mottakelig og glade for å hjelpe en klient som er høflig og vennlig, i stedet for en forbruker som er sint og som har en anklagende tone.- Husk at selskapet du sender missiven ikke vil ha deg med vilje. De fleste selskaper er glade for å tilfredsstille kundene sine.
- Du vil være mer vellykket hvis du behandler mottakeren som en person som vil hjelpe deg, i stedet for å anta at han har dårlige intensjoner.
- Unngå å skrive brevet når du er sint. Forvent å bli roligere, eller skriv det ned likevel, og hvis du foretrekker det, og vent en dag eller to før du sender det. Etter all sannsynlighet vil du omformulere noen ideer for å virke mindre aggressive.
-
Vær kortfattet. Kundeservicerepresentanter kan motta hundrevis av brev hver dag, og det er derfor det er viktig å komme til poenget veldig raskt slik at de vet nøyaktig hva de kan forvente så snart de begynner å lese. Hvis brevet ditt er for langt eller for detaljert, vil leseren ha en tendens til å se overfladisk på innholdet i spørringen og vil ikke ha en veldig klar ide om problemet eller løsningene du foreslår.- Unngå unødvendige detaljer eller bevisst betennende bemerkninger.
- Gjør det misvisende standpunktet ditt på en side, eller gjør mindre enn 200 ord.
-
Gjør myndighet. Denne holdningen gir den rette tonen til brevet ditt og kan føre til at selskapets tjenestemenn tar klagen din veldig alvorlig. Dette gjelder spesielt for alvorlige klager som kan ha betydelige økonomiske ringvirkninger.- Å være autoritativ innebærer mange ting som språklig kvalitet, kunnskap om dine rettigheter og samfunnsforpliktelser, så vel som profesjonaliteten du har vist i brevet.
- Alt dette gir deg troverdighet, og kan ha en positiv innvirkning på svaret på brevet ditt.
-
Skriv brevet i riktig format. Som nevnt ovenfor, avgjør oppsettet som brukes til å gjøre brevet ditt så profesjonelt som mulig, hvordan klagen din vil bli mottatt. Angi navn og adresse og dato i øverste venstre hjørne av siden, etterfulgt av navnet eller tittelen på mottakeren, og adressen til selskapet på venstre side rett over bokstaven.- Bruk alltid en datamaskin for å skrive inn din missive for enklere lesing og renere innhold. Hvis du må skrive et brev for hånd, må du sørge for at håndskriftet ditt er tydelig og leselig uten sletting eller blekkflekker.
- Legg igjen et tomt rom under avslutningsuttalelsen for å skrive signaturen din for hånd. I denne delen må du skrive navnet ditt leselig.
- Skriv et ryddig og godt mellomrom bokstav med avsnitt i samme størrelse.
-
Sjekk stavemåte og grammatikk. Stavekontroll og grammatikk kan avgjøre resultatet av klagen din. Sørg for å stavekontrollere datamaskinen din før du skriver ut missiven, eller la noen lese den før du sender den.
Del 3 Svar på brevet
-
Vent. Vær tålmodig og ikke prøv å gjøre noen ytterligere tiltak før fristen du har foreslått i brevet. Hvis den faste datoen går uten noe svar fra selskapet, kan du følge opp ved å ringe eller sende en e-post for å sjekke om brevet ditt er mottatt. Det er best å gi selskapet fordelen av tvilen.- Hvis du ikke har mottatt noen informasjon om brevet, eller hvis oppløsningen ikke har vært tilfredsstillende, kan du klage til en veileder.
-
Klag i henhold til den hierarkiske strukturen. Hvis du ikke kan løse problemet med kundeserviceansvarlig, kan du prøve å finne den neste lederen i henhold til selskapets hierarkiske struktur og komme i kontakt med ham. Hver gang du klatrer opp stigen, fra en servicerepresentant, til daglig leder, selvfølgelig gjennom kundeserviceansvarlig og visepresidenten, kan du prøve å bli med i korrespondansen din med de tidligere nivåene. Dermed vil den aktuelle representanten ha en klarere forestilling om situasjonen, og dette kan bidra til å løse problemet på en ikke-kontroversiell måte.- Begynn helst med kundeavdelingen før du når neste nivå. Denne avdelingen er faktisk mer vant til å håndtere denne typen klager, og all e-post adressert til daglig leder vil sannsynligvis bli sendt til denne filialen av selskapet.
- Hvis dette er tilfelle, kan kundeserviceansatte automatisk ha et dårlig inntrykk av deg fordi du har prøvd å jobbe rundt dem.
- Vær oppmerksom på at hvis du sender et brev til daglig leder eller en bedriftsadministrator, må brevet ditt være veldig tydelig, kortfattet og godt skrevet, siden han ikke har noen forkunnskaper om hendelsen.
-
Rådfør deg med en advokat. Advokaten vil vite hvordan han skal gå fram for å saksøke. Husk at rettsaken skal være din siste utvei, og å nevne den i brevet ditt vil gi en negativ tone og kan samtidig hindre enhver erstatning du ber om. En slik avgjørelse kan også skade deg hvis du taper under rettssaken.
- Før du begynner å skrive, ta et øyeblikk og tenke på hva som skjedde med deg. Når du har tenkt gjennom situasjonen og klart definert hva du vil ha tilbake og hvordan du søker, kan du begynne å skrive klagebrevet.
- Ikke inkluder andres vitnesbyrd i brevet ditt. Hvis du tror at denne situasjonen kan havne i retten, er det bedre å utelate ikke bare vitneforklaringer, men også navnene deres. Husk også at et søksmål kan være dyrt. Det er bedre å komme til enighet uformelt, eller i det minste gjennom voldgift.
- Husk å legge inn navn, adresse, e-post og telefonnummer i brevet ditt (hvis mulig, hjemme, på kontoret og mobiltelefonen). I tillegg, finn ut hvem som sannsynligvis vil lese e-posten slik at du kan få informasjon om statusen til klagen din.
- Hvis du vil klage på en bestemt person, må du begrense brevet ditt til personen det gjelder, og ikke denigrere hele selskapet. Hvis du vil klage på en firmapolitikk, ikke fornærm mottakeren eller reglene. Du må bare avsløre problemet det gjelder og forespørselen din.
- Ikke bruk fornærmende ord. Husk at det du ønsker er kompensasjon eller en løsning på problemet. I tillegg vil det å være ubehagelig ved å vanhelte fornærmelser ikke hjelpe deg. Hvis du vil adoptere et fastere språk, bør du unngå den passive formen og bruke mer direkte og beskrivende ord. Ord som forferdet og opprørsk er fastere enn skuffet.
- Oppbevar kopier av all korrespondanse og ikke glem datoene da brevene ble sendt.
- Noen nettsteder lar besøkende gi uttrykk for sine klager. Ta kontakt med dem for å se om andre kunder har vært i samme situasjon med samme selskap som deg.
- Gjør en siste lesning og sørg for at innholdet i forespørselen din er ærlig, sannferdig og etterprøvbar.
- Å sende et håndskrevet brev har bedre effekt enn å gjøre det på e-post, faks eller via selskapets blogg eller nettsted. De fleste selskaper prioriterer håndskrevne brev høyt.
- Det er ulovlig å påberope deg noen form for fysisk eller verbal trussel i brevet ditt, for eksempel å ødelegge eiendom, skade andres helse eller true en persons sikkerhet. Disse truslene kan tolkes som trakassering, som er tilstrekkelig grunn til å følge rettsforhandlinger i en domstol, som kan bli utsatt for sanksjoner som spenner fra bøter til fengsel. For din skyld, ignorere alle trusler. Bedre å ikke skrive dem skriftlig, enn si sende dem!