Innhold
- stadier
- Del 1 Organiser tildelingen av tjenesten
- Del 2 Administrere overgangsperioden
- Del 3 Tenkning når det gjelder langsiktig utvikling
Når du forlater en stilling, er det sannsynlig at din veileder eller leder vil søke din hjelp for å lette inngåelsen av etterfølgeren. Hvis du er initiativrik og organisert, vil du være i stand til å sikre en jevn overgang for virksomheten din og forlate, samtidig som du har et utmerket profesjonelt rykte.
stadier
Del 1 Organiser tildelingen av tjenesten
-
Diskuter fremdriften for overleveringen med din veileder. For å begynne med bør du ha en grundig diskusjon med din veileder for å finne ut nøyaktig hvordan tjenesten skal utføres. Avhengig av arbeidet du gjør og måten lederen din liker å jobbe, kan det hende du må bidra mye til overgangen. Dette kan omfatte det faktum at den som erstatter deg observerer at du jobber i noen dager eller enda lenger.- I de fleste tilfeller må du minst utarbeide et offisielt overføringsdokument.
- Diskuter dette med sjefen din og finn hvor mye du forventes å bidra, og hva du trenger å fokusere på når du leverer inn tjenesten.
-
Lag en foreløpig presentasjon av overføringsdokumentet. Når du har en klar ide om veilederens forventninger, kan du begynne å skrive overføringsdokumentet. Dette vil hjelpe deg med å organisere deg mens du klassifiserer alle de forskjellige oppgavene og informasjonen du trenger å formidle i løpet av denne overgangsperioden. Dokumentet skal inneholde følgende elementer:- detaljert informasjon om dine daglige aktiviteter, prioriteringer og oppgaver,
- en oversikt over viktige punkter relatert til denne funksjonen,
- en klar uttalelse av hva som forventes av din etterfølger,
- en liste over alle viktige dokumenter som må sendes. Dette kan være en arbeidsplan eller en gitt kontrakt.
-
Angi alle de siste detaljene. Hvis du vet at du vil forlate innlegget ditt snart, kan det hjelpe deg å gjøre en ekstra innsats for å sikre at du ikke legger igjen noe uferdig. Du vil oppleve virkelig tilfredshet hvis du klarer å oppnå dette, og du vil også kunne hjelpe den som erstatter deg på et godt grunnlag. Ved å gjøre dette vil du også komme i gang ved å være i gode forhold med sjefene dine og opprettholde et godt omdømme.- Dette er ikke alltid mulig, men hvis du har en mappe som er i ferd med å fullføres, må du gjøre den ekstra innsatsen det tar å fullføre den.
- I tillegg kan en ny person som kommer til å behandle en avtale når det er nær ved å bli inngått, ha vanskelig for å ferdigstille den, siden den ikke er klar over alle kompleksitetene i filen.
-
Snakk med kollegaene. Før etterfølgeren tiltrer, kan du finne tid til å diskutere med kollegaene dine om overleveringen og spør dem om de tror det er noe du bør fokusere på. Hvis et problem er i påvente og du ikke er klar over det, er det drømmemuligheten å ta varsel.- Det er usannsynlig at nye problemer vil ha innvirkning på de siste dagene dine, men hvis du i det minste er klar over dem, vil du kunne rapportere dem til den som tar din plass.
- Det gir deg også muligheten til å sørge for at alle ansatte vet at du drar og når du reiser. Informer dem om overgangsperioden slik at de tar hensyn til den.
- Det er en god sjanse for at produktiviteten din vil synke i løpet av en overgangsperiode, og det er derfor det er lurt å informere dine ansatte på forhånd.
-
Skriv et offisielt overføringsdokument. Det siste trinnet i forberedelsene til overgangen er å fullføre skrivingen av det offisielle overføringsdokumentet. Du kan bruke utkastet du har laget, men husk å utvide det og inkludere all viktig informasjon. Du må gjennomgå dokumentet med din veileder og alle andre medlemmer av teamet. Forsøk å gjøre dette og send dokumentet til din etterfølger noen dager før datoen det skal tilta. Innholdet i denne typen dokumenter vil variere avhengig av typen arbeid som er utført, men det kan omfatte følgende:- en liste og tidsplan for tiltak som skal utføres,
- en orientering om aktuelle spørsmål,
- en kalender med frister og kommende arrangementer,
- innloggingsinformasjon og passord,
- en liste over nyttige kontakter,
- en guide for hvordan du administrerer mapper og filer på datamaskinen.
Del 2 Administrere overgangsperioden
-
Tilordne overgangen så mye tid som mulig. Du kan fremdeles være til stede når din etterfølger tiltrer, og du kan bli bedt om å fullføre en mer fullstendig tjeneste. Varigheten av denne overgangen varierer, men i noen tilfeller vil du ha noen dager eller mer på å hjelpe den nye med å gjøre seg bemerket. Generelt, jo mer tid du bruker i overgangsperioden, jo mer informasjon kan du overføre.- Det vil uunngåelig være detaljer du vil glemme, og å ha noen følge deg er en god måte å konfrontere de forskjellige daglige oppgavene du utfører.
-
Pass de viktige dokumentene personlig. I overgangsperioden er det god praksis å sikre at alle kritiske data og viktige dokumenter blir videreført personlig. Dette vil bidra til å sikre at de viktigste oppgavene blir utført i standardene og at prioriteringene er tydelig definert. Hvis du passerer dokumentene personlig, kan du også diskutere de mest komplekse problemstillingene grundig før du reiser.- Denne muligheten du vil måtte gi nøkkelinformasjon mens du lar etterfølgeren stille deg spørsmål direkte er avgjørende for en smidig overgang.
- Dette vil også gi deg sjansen til å gi en kjegle og bringe flere nyanser til en diskusjon som ellers kan ha blitt ignorert.
-
Gjør innsatsen for å få din hjelp. Hvis du befinner deg i kontakt med din etterfølger på jobb, bør du alltid være initiativrik og omsorgsfull. Gjør et forsøk på å identifisere og bidra til å løse eventuelle problemer som kan oppstå. Personen som erstatter deg kan være skremt og litt sjenert de første dagene, og han kan være redd for å forstyrre deg med spørsmålene sine.- Sørg for å gjøre det klart at du er der for å hjelpe, og at spørsmål er velkomne.
- Når du gjør det, vil du bidra til å få på plass en situasjon der ansvaret for overføring av tjenester blir delt mellom din etterfølger og deg.
-
Organiser et møte for å avslutte overleveringen. Den siste tingen å gjøre før du går og avslutter tjenesten, er å organisere et ultimativt møte med den som erstatter deg. Be ham sende inn eventuelle utestående spørsmål han måtte ha og notatene han har tatt. Dette møtet er en utmerket mulighet for de nye til å forsikre seg om at han forstår sitt ansvar og sin rolle.- Alle usikkerheter kan avklares på dette møtet.
- Avhengig av hvilken type sted du jobber, kan det være forsvarlig å unngå at din veileder eller leder deltar på møtet.
- I det minste bør du informere lederen din om hvor og når møtet holdes, og spørre om det er noe annet du ønsker å legge til.
Del 3 Tenkning når det gjelder langsiktig utvikling
-
Uthev ethvert støttedokument eller trening. Forsøk å se overføring av tjenester som en mulighet du får til å hjelpe til med å virkelig gi din etterfølger enhver sjanse til å lykkes. Du overfører ikke bare arbeidet og oppgavene, du prøver også å hjelpe den som erstatter deg til å utvikle seg profesjonelt, i tillegg til å bidra til soliditeten i din gamle virksomhet på lang sikt.- Du kan gjøre dette ved å sende inn eventuelle treningsmuligheter du er klar over.
- Du har kanskje fulgt treninger som hjalp deg med å gjøre deg bemerket og tilpasse deg når du begynte å gjøre dette arbeidet.
- Ikke glem å presentere dette for din etterfølger og oppmuntre ham til å utforske flere muligheter.
-
Forsøm ikke arbeidskulturen. Hvis du har muligheten til å tilbringe tid med den som tar fakkel, er det viktig at du ikke bare fokuserer på de tekniske aspektene ved arbeidet ditt. Hvert selskap er unikt og har et unikt miljø og arbeidskultur som kan skremme eller forvirre en nykommer. Forsikre deg om at du tar deg tid til å forklare hvordan ting fungerer i bedriften din.- Gjør en innsats for å vise ham rundt på kontoret og presentere det for alle ansatte.
- Sørg for å tydelig definere rollen som nykommeren og tydeliggjøre tidligere ansattes plikter.
- Hvis arbeidet den nye personen gjør er litt annerledes enn din eller hans / hennes prioriteringer og ansvar er forskjellige, må du sørge for at andre ansatte vet det.
-
Oppgi dine detaljer. Hvis du virkelig vil gjøre mer, oppgi kontaktdataene dine til den nye ansatte. Du kan fortelle ham at han har muligheten til å kontakte deg i tilfelle store problemer eller hvis han trenger å bli veiledet. Ikke alle vil gjerne gjøre det, og det vil sikkert avhenge av ditt forhold til din tidligere sjef.- Et problem kan ofte løses med en enkel e-post.
- Det at du foreslår å hjelpe godt etter at du har forlatt, vil etterlate et godt inntrykk og bidra til å forbedre omdømmet ditt.