Innhold
- stadier
- Del 1 Velge en metode for registrering av data
- Del 2 Gjør deg kjent med studien
- Del 3 Analysere resultater og gjøre endringer
Studiet av tid og bevegelse innebærer å analysere jobbprestasjoner ved å observere og timing av oppgaver. Det kan hjelpe deg med å bestemme hvor effektiv dagen din kan være, slik at du kan spare energi og tid til beste for alle! Du kan gjøre denne typen studier på deg selv eller på noen andre. Men først må du velge metoden du vil bruke, fra observasjon i sanntid til prøvetakingsmetoder (øyeblikksbildemetoden), før du går videre til å observere og timing oppgaven. Når studien er fullført, kan du bruke resultatene til å sette opp en mer effektiv arbeidsmåte.
stadier
Del 1 Velge en metode for registrering av data
-
Bruk prøvetakingsmetoden hvis du går tom for tid. Denne metoden innebærer å observere den ansatte på gitte tidspunkt i stedet for jevnlig. Intervallene kan være tilfeldige eller regelmessige. Du observerer arbeidstakeren i en periode, og ekstrapolerer deretter på bakgrunn av prøvene tiden gitt til hver oppgave. Denne metoden er mer effektiv på aktiviteter som har få komponenter eller arbeidere som utfører få oppgaver generelt.- For eksempel, med en ansatt hvis hovedoppgave er fakturering, kan tilfeldig prøvetaking være effektiv fordi det lar deg se hva personen gjør hver gang du lager lager. Når du har fått alle dataene, kan du identifisere aktiviteten eller komponenten som tar mer tid for personen ved å sammenligne hyppigheten og varigheten av oppgaven i hver tilfeldig prøve.
- Fordelen med denne tilnærmingen er muligheten til å observere mer enn en person i et definert tidsrom gjennom individuell rotasjon.
- Hvis du bruker denne metoden på deg selv, kan du planlegge en alarm som utløser med bestemte tidsintervaller for deg å registrere arbeidet du gjør i en gitt tidsperiode.
-
Se aktiviteten i sanntid for å stille spørsmål. Med denne metoden er du i samme rom som den ansatte når de utfører oppgaven. Du observerer arbeidet som den utfører og bryter det ned mens du tidsbestiller det. Hver komponent skal være en forståelig helhet uten å være for detaljert og vanskelig å følge.- Det er ikke nødvendig å sette av en stor aktivitet uten å undersøke komponentene. Det er gjennom disse du kan identifisere manglene. Det er faktisk ingen grunn til å stoppe den ansatte i jobben sin: du vil bare bryte ned oppgaven for registreringsformål. For eksempel, hvis jobben hans er å konsultere brev, vil komponentene være: gå dit postene er, finn de aktuelle postene, ta dem til kontoret for å åpne konvoluttene, lese innholdet og kaste eller behandle hver post.
- Det kan være nyttig å ha en gruppe mennesker som er ansvarlige for å observere arbeidstakeren. Dermed kan en person ta ansvar for å stoppe klokken, en annen gangs innspilling og en tredje person for å ta notater.
- Du kan også bruke denne metoden på arbeidet ditt. I dette tilfellet må du rangere hver komponent når du kjører den.
-
Lag en video for et mer naturlig preg. I stedet for å se aktivitetene som er utført i sanntid, lager du en video. Dermed kan du komme tilbake senere for å analysere varigheten av hvert arbeid. Det vil ikke være et stort tap for deg, siden du alltid kan spole innspillingen tilbake for å se gjennom en sekvens. -
Ta på video for å få mer nøyaktige resultater. Hvis du måler din egen ytelse, vil denne metoden være mye enklere enn de to andre. Installer et kamera på et stativ med den ideelle vinkelen for å registrere jobben. La kameraet registrere en jobb du gjør, for eksempel når du skriver en rapport.- Evaluer aktiviteten over en periode. For eksempel kan du gjennomføre evalueringen i en uke eller en måned.
Del 2 Gjør deg kjent med studien
-
Lag et regneark for å lagre dataene. Du trenger et verktøy for å registrere oppgaven, og et regneark er ideelt. Bortsett fra det, må du registrere tiden. Oppgaver blir ofte utført i grupper. Hvis dette er tilfelle, planlegg et felt for å registrere varigheten av hver komponent i hver oppgave. For denne delen trenger du bare et sett med nummererte bokser. Du må også legge til en kolonne for kommentarer.- Hvis for eksempel en ansattes jobb er å sjekke e-postmeldinger og en av komponentene er å lese dem, skriv ned tiden det tar å lese hver av de nummererte delene ved siden av komponenten.
-
Del arbeidsmengden i små aktiviteter. For å gjøre et tids- og bevegelsesstudium, må du delvis bestemme tiden som skal tildeles for hver jobb. Generelt sett er den eneste måten å forbedre teamets ytelse å se på de små handlingene til hver oppgave. Så snart arbeidet er ferdig, angir du hver komponent etterfulgt av en kort beskrivelse.- Hemmeligheten er å finne riktig detalj. For eksempel er tiden som kreves for å trykke på en knapp overflødig informasjon. Du bør imidlertid ikke bruke for mye, da dette kan frata deg dataene som trengs for å oppdage ytelsesnivået.
- Anta at du sjekker e-postene dine. Denne oppgaven må deles ned slik: koble til datamaskinen og innboksen din, slette spam uten å åpne den, lese e-postmeldinger, skrive svar på e-postmeldinger og sortere filer i mapper.
-
Lagre hver oppgave. Start med stoppeklokke. Forsøk å sette tid på hver del av oppgaven, og legg merke til hvor lang tid det tok å fullføre hver oppgave. Det er generelt enklere å stoppe og starte stoppeklokken på nytt med tiden. Senere kan du beregne antall sekunder det tok for hver aktivitet.- For bedre nøyaktighet, samle inn dataene over flere dager.
-
Tidsoppgaver med videoer. Når du bruker en video, må du stoppe den og starte den på nytt for hver komponent du planlegger. Dette vil gi deg tid til å gjøre observasjoner og merke varigheten til hver komponent.
Del 3 Analysere resultater og gjøre endringer
-
Beregn gjennomsnittlig varighet for hvert trinn. Når du har samlet alle dataene, kan du prøve å beregne gjennomsnittlig varighet for hvert trinn. For å få gjennomsnittet, summerer du alle varighetene til en komponent, og deler med antall varigheter i den gruppen.- Hvis postlesing for eksempel er en komponent, kan varighetene være 4 minutter, 1 minutt, 2 minutter, 3 minutter og 5 minutter. Sum disse tallene: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Del resultatet med antall samlet varighet. Når det gjelder arten, er det 5. Del 15 med 5 for å ha 3 minutter i gjennomsnitt per post.
-
Bestem gjennomsnittlig varighet av en aktivitet. Den enkleste tilnærmingen for å bestemme gjennomsnittsvarigheten til en hel oppgave er å summere alle gjennomsnittene for komponentene. Dette vil hjelpe deg å finne gjennomsnittet av alt arbeidet. -
Ranger oppgavene etter viktighetsnivå. Klassifiser aktiviteter etter viktighetsnivå for å vite hvilke som er prioriteringer. Det er ikke nødvendig å tildele tall: du kan bare merke dem som viktige og ikke viktige oppgaver. Det kan for eksempel være viktig å svare på e-post, men med mindre du jobber i kundeservice, er det sannsynligvis en mindre viktig oppgave enn å skrive en rapport. -
Reduser aktivitetene som er mindre viktige og tidkrevende. Etter å ha evaluert alle oppgavene, må du bestemme hvilke som tar nok tid, men som ikke har stor verdi. Det er dette arbeidet som vil hjelpe deg å finne måter å redusere utgiftene på. Det er like viktig å se på aktiviteter som er tidkrevende, men også viktige i arbeidet ditt. Det ville absolutt ikke skade å gjøre dem mer effektive. -
Se etter samtidige flekker. Samtidige oppgaver pleier å forlenge varigheten av hver aktivitet, siden du ikke kan fokusere på flere jobber samtidig. Når du utfører flere oppgaver, for eksempel å vise e-post og skrive en rapport samtidig, kan du prøve å gjøre noe annet. Angi tid for å gjøre en jobb om gangen. Når du skriver en rapport, la dem være i fred.- Hvis du leser tankene dine hele dagen, løsner du mentalt fra alle de andre oppgavene du utfører. Ofte er det bedre å bare gjøre en jobb om gangen. Du kan for eksempel lese dem om morgenen, klokka 12 og rett før du forlater jobben.
-
Se etter mangler for å redusere dem. Du vil ofte finne ineffektivitet i oppgavene du tid og beskriver. Ved å eliminere disse manglene, vil du kunne jobbe bedre og få mest mulig ut av tiden din.- Hvis du for eksempel må fylle ut dokumenter hver dag i et annet rom utenfor kontoret, kan du finne tiden til å gjøre det på en gang. Den konstante frem og tilbake vil gjøre at du kaster bort tid som du kan vie til andre oppgaver.