Innhold
I denne artikkelen: Forberede samtalenKoble til samtalenForberedelse for samtalen9 Referanser
Enten du ønsker å få en date eller gjøre et salg, kan det hende du må ringe en stor samtale. Hvis du ikke er vant til å snakke i telefonen, kan det være skremmende å delta i en samtale. Nøkkelen til en vellykket telefonsentral er å forberede og sørge for at begge parter er komfortable slik at du kan henvende deg til emnet med letthet.
stadier
Del 1 Forberedelse av samtalen
-
Vet hva du vil fra samtalen. Før du tar telefonen din, er det viktig at du identifiserer hva du håper å få fra denne utvekslingen. For eksempel, hvis du ringer noen du klyper til, kan målet være å unngå å gå ut. Under en telefonsamtale kan målet være å selge en tjeneste eller varer. Spør deg selv hva du håper å få fra denne samtalen.- Når det er mulig, er det best å være så spesifikk som mulig når du identifiserer målet ditt. Dette vil hjelpe deg med å forberede samtalen bedre.
- I noen tilfeller vil målet ditt for samtalen være mer generelt. For eksempel kan du ringe et selskap for å spørre om tjenestene det tilbyr, uten å vite nøyaktig hva du leter etter. Informasjonen du vil få, kan hjelpe deg med å avklare nøyaktig hva du ønsker eller trenger.
-
Finn ut hvem du vil snakke med. Når du ringer for å snakke med en bestemt person som du ikke kjenner godt, må du se etter informasjon om dem. Dette vil hjelpe deg med å få et bedre inntrykk av hva du forventer av samtalen. For eksempel, hvis du ringer sjefen for et selskap, er han sannsynligvis veldig opptatt og vil ikke ha mye tid til å gi deg det. Hvis du kaller noen sjenert, kan det hende du må gjøre det meste.- Hvis du ringer en bedrift, kan du gå til bedriftsnettstedet til personen du prøver å kontakte. Du bør kunne finne tittelen hennes og kanskje til og med en biografi som vil hjelpe deg å få en ide om hvem hun er.
- Hvis du ringer en personlig samtale, kan du spør en venn som kjenner personen du ringer, om å gi deg informasjon om det.
-
Legg merke til noen få samtalepunkter. Når du vet hva du vil og hvem du skal snakke med, kan du føle deg mer avslappet etter å ha forberedt noen lapper til telefonsamtalen. Dette kan være punkter du absolutt vil diskutere eller spørsmål du ønsker å stille. Å utarbeide en liste kan redde deg fra å savne noe viktig når du ringer.- Det kan være nyttig å tegne en plan for hva du vil si under utvekslingen. Selvfølgelig må du tilpasse deg i henhold til partnerens svar, men det kan hjelpe deg å holde deg i rute hvis du er nervøs når du snakker i telefonen.
- Tenk på den sannsynlige varigheten av samtalen. Det er best å anta at du bare vil ha kort tid til å fokusere på de viktigste temaene.
Del 2 Engasjere samtalen
-
Hilsen samtalepartneren din og introduser deg. Du bør starte med å hilse på personen som henter, av Hallo eller Hei. De fleste har i dag en telefon med den som ringer, men du må fremdeles komme, med mindre personen i den andre enden av linjen hilser deg med navnet ditt. Hvis du ringer noen du kjenner relativt godt, kan navnet ditt være nok. I andre situasjoner kan det hende du må gi mer informasjon, slik at personen kan identifisere deg.- For å hilse på samtalepartneren din, kan du tilpasse deg tiden på dagen: Hallo, god kveld.
- Hvis dette er en telefonsamtale, bør du også angi navnet på selskapet du jobber for. Du kan for eksempel si: "Hei, jeg er Jessica Brion fra Grasse Kommunikasjon".
- Hvis du ringer noen du liker, kan du nevne stedet for møtet ditt. For eksempel kan du si: "Hei, det er Jean Daniel, vi møttes på treningsstudioet forrige uke. "
- Hvis du ringer noen du har en gjensidig venn med, må du oppgi navnet til vennen din. For eksempel kan du si: "Hei, dette er Alice, lamie dÉric. Han må ha fortalt deg at jeg kom til å ringe ... "
- Hvis du ringer om en ledig stilling, må du spesifisere hvor du fant annonsen. Du kan for eksempel si: "Hei, jeg heter Jean Valgean. Jeg ringer deg om innlegget som ble publisert i avisen i går. "
- Hvis du ringer et selskap for å be om generisk informasjon, trenger du kanskje ikke å oppgi navnet ditt. Du kan bare si: "Hei, jeg er interessert i barnevakttjenestene dine. "
-
Spør din samtalepartner om han er tilgjengelig for å snakke med deg. Hvis du vil at telefonsamtalen skal være vellykket, er det viktig at du sørger for at personen du ringer er like fokusert som du er på samtalen. For det vil du ha den beste interessen å spørre ham om det har tid til å snakke med deg før du starter samtalen. Hvis kontakten din bekrefter at han har tid til å diskutere, kan du sette i gang utvekslingen. Hvis han forteller deg at han er opptatt eller kommer ut, må du finne en annen tid til å snakke med ham.- Hvis personen du ringer ikke er tilgjengelig for å snakke når du ringer, kan du angi et tidspunkt når du vil ringe tilbake før du legger på. Du kan si: "Kan jeg ringe deg tilbake i ettermiddag? Klokka 15 for eksempel? "
- Hvis noen andre ønsker å ringe deg tilbake, kan du tilby dem en dag og en gang du vil være tilgjengelig. Du kan fortelle ham, "Jeg vil være tilgjengelig i morgen tidlig. La oss si rundt klokken 22? "
-
Bryt isen med banaliteter. Hvis du ringer for å spørre eller selge noe, vil det ikke alltid være bra å gå rett på sak. Dette kan være vanskelig for samtalepartneren din. Opprett en rapport ved å utveksle noen få banaliteter om lette temaer, for eksempel været.- Ikke la banaliteter vare for lenge. Den andre personen kunne begynne å simpatient.
- Hvis du kjenner personen du ringer, tilpasser du ordene dine ved å snakke om interessesentrene du kjenner. Hvis du for eksempel ringer noen som er en sportsfan, kan du si til ham: "PSGs kamp var bra i går kveld, ikke sant? "
- Hvis du ikke kjenner personen du ringer, må du si noe mer generelt. Du kan for eksempel si: "Det er veldig varmt denne uken, er det ikke? Det ser ikke ut til at det var så varmt i fjor sommer. "
-
Diskuter emnet for samtalen din. Når du føler at du og den andre personen er mer komfortable og mer avslappede, vil det være på tide å komme i gang. Fortell den som ringer hvorfor du ringer. Vær så tydelig og kortfattet som mulig, for hvis du vandrer, vil du gi inntrykk av manglende forsikring.- Hvis du vil spørre noe til din samtalepartner, mens du planlegger forsikring, må du også være høflig.
- Hvis du snakker for lenge uten å stoppe, kan din samtalepartner begynne å miste oversikten over det du sier. Hvis du har mye å si, vil det være en god ide å ta pauser og be om hans mening.
- Ikke spis eller tygg tyggis mens du snakker i telefonen. Støyen vil gjøre inntrykk av at du ikke virkelig er involvert i samtalen.
Del 3 Gjør deg klar for samtalen
-
Finn et rolig sted. Når det er på tide å ringe, må du sørge for at det går så smidig som mulig. Du må lage et miljø som bidrar til samtalen. Velg et rolig sted, der bakgrunnsstøyen vil være begrenset til det maksimale, for å unngå å måtte be samtalepartneren gjenta det han nettopp sa eller å måtte skrike for at han skal høre deg.- Det beste stedet å ringe vil være et rom hvor du vil være alene og hvis døren vil bli lukket. Dermed vil du være sikker på at plassen vil være rolig.
- Hvis du må ringe fra kontoret, som ligger i en åpen boks, i nærheten av kollegene, kan du planlegge å gjøre det på et tidspunkt når kontoret ikke er fullt. For eksempel kan du ringe i lunsjpausen eller på slutten av dagen, når kollegaene kommer hjem.
- Når det er mulig, unngå å ringe viktige samtaler på et offentlig sted, for eksempel en restaurant eller butikk. Disse stedene er vanligvis rike på distraksjoner og altfor bråkete til å føre en vellykket samtale. Hvis du må ringe noen når du er ute, kan du prøve å finne et rolig sted, for eksempel gangen som fører til badet på en restaurant eller en tom hylle i en butikk.
-
Sjekk at nettverket er bra. I dag er det mange som bruker mobiltelefonen som hovedtelefon. Hvis det er tilfelle, må du sørge for at du har et godt signal før du ringer, for å forsikre deg om at forbindelsen er god. Flytt til du har nok signal. Hvis du ikke lykkes, kan du bruke en fasttelefon.- Lydkvaliteten til en samtale fra en fast linje vil noen ganger være bedre enn på en mobiltelefon. Hvis dette er veldig viktig, bruk helst en fast linje. Dette vil være spesielt sant hvis du ringer til en eldre person, hvis ros kanskje ikke er utmerket.
- Når du bruker en mobiltelefon, må du huske å holde enheten slik at den interne mikrofonen kan overføre stemmen din uten problemer. Det er best å ikke ringe høyt.
-
Forsikre deg om at du er komfortabel. Før du ringer nummeret, må du være klar til å konsentrere deg helt om samtalen. For eksempel må du sørge for at du ikke vil gå på do og at du har noe å drikke i nærheten, i tilfelle du er tørst. Forbered også vev, i tilfelle du må nyse under samtalen.- Bestem om du vil bli bedre stående eller sittende for å ringe. Hvis du er nervøs, kan stimulering mens du ringer hjelpe deg med å roe deg ned.