Kunnskap

Hvordan administrere prioriteringene dine med Excel

Posted on
Forfatter: Judy Howell
Opprettelsesdato: 6 Juli 2021
Oppdater Dato: 1 Juli 2024
Anonim
XRP CARD TANGEM FROM XUMM APP FOR CRYPTOCURRENCY
Video: XRP CARD TANGEM FROM XUMM APP FOR CRYPTOCURRENCY

Innhold

er en wiki, som betyr at mange artikler er skrevet av flere forfattere. For å lage denne artikkelen har 20 personer, noen anonyme, deltatt i utgaven og forbedringen over tid.

Det er selvfølgelig mulig å registrere oppgavene dine som skal gjøres prioritert på et stykke papir hvis du føler deg i stand til å gjøre alt på en ettermiddag.



Når mange ting du kan gjøre på deg samtidig, blir mange av dem imidlertid utsatt til dagen etter, hvis det ikke er måneden etter. Takket være Excel-regnearket som vi foreslår å opprette i denne artikkelen, blir prioriteringene dine administrert automatisk av Excel i henhold til fremtidige frister, og rekkefølgen på oppgavene som skal utføres vil bli organisert slik at du kan utsette disse oppgavene så lite som mulig. .


Følg denne guiden, og om 20 minutter vil du ha en veldig effektiv måte å administrere prioriteringene dine på datamaskinen din.


Merk: I følge de internasjonale versjonene av Excel, punkt separasjon i formlene kan erstattes av semikolon.

stadier



  1. Lag en "Skrivebord" eller "Hjem" -fanen. Åpne et nytt Excel-regneark. Høyreklikk på fanen "Ark1" nederst på skjermen og klikk på "Gi nytt navn". Registrer i stedet "Hus" eller "Kontor".




  2. Gi også nytt navn til "Sheet2" til "Pattern" og "Sheet3" til "Points" etter samme prosedyre som i første trinn.



  3. Lag viktighetstabellen. Fyll ut kolonnene A, B og C i kategorien "Punkter" som følger:



  4. Definer navnet "Viktighet". Velg celler A2 til C7. Med Excel 2007 eller nyere, klikk på "Formler" og deretter "Definer et navn". Med Excel 2004 eller nyere klikker du på "Sett inn"> "Definer"> "Navn".
    • Når Excel ber deg angi navnet, skriver du inn "Viktigheten" og klikker "OK".




  5. Lag innsatsenstabellen. Gjenta trinn 3, 4 og 5 for å lage innsatsstabellen i kolonnene E, F, G. Velg celler E2 til G6 og definer dem med navnet "Effort".



  6. Lag en tabell med nødsituasjoner. Gjenta trinn 3, 4 og 5 for å opprette nødsituasjonstabellen i kolonnene I, J og K. Definer disse cellene med navnet "Emergency".



  7. Angi topptekstene i fanen "Hjem" eller "Kontor", i henhold til ditt valg. Vi vil her anta at du har valgt å navngi denne fanen "Hus". Klikk på den og sett inn følgende overskrifter i linje 1:
    • A - prioritet; Vi vil her legge inn formelen for prioriteringene, 1 for de viktigste oppgavene. Men dette tallet kan gå opp til mer enn 100.
    • B - Oppgave; navnet på oppgaven som skal utføres
    • C - Betydningen; det vil bli notert ved hjelp av bokstavene A, B, C, D, E eller F i tabellen.
    • D - innsats, en lapp mellom 1 og 5, tegne fra tabellen "innsats".
    • E - krise; En formel basert på fristen for å fullføre oppgaven
    • F - Frist; Datoen da oppgaven må fullføres senest. Fristene skal ikke alltid overholdes til brevet. Dermed forteller "Akselerasjon" datoen da du kunne begynne å utføre denne oppgaven, og "Utvidelse" gir deg datoen til oppgaven kan utsettes. For eksempel kunne vi gi en 5-dagers akselerasjon og en 4-dagers forlengelse av "Gå til frisør" -oppgaven - det ville faktisk ikke være fornuftig å gå til frisøren to uker i forveien, og folk ville begynne å legge merke til at må du gå til frisøren hvis du er mer enn 4 dager for sent.

    • G - Akselerasjon - Antall dager før utkoblingsdatoen du allerede kunne (begynne å) fullføre oppgaven det gjelder.
    • H - utvidelse; automatisk forlengelse av fristen
    • Jeg - resterende dager; dette er en formel som beregner antall dager før avskjæringsdatoen. Formelen vil returnere et negativt antall dager hvis fristen overskrides.
    • J - Sluttdato; datoen da oppgaven ble fullført.
    • K - Kommentarer; alle detaljer angående oppgaven som skal utføres



  8. Gå inn i oppgavelisten. Merk at kolonnene "Prioritet", "Nødsituasjon" og "Resterende dager" har blitt stående tomme. Vi vil fullføre dem senere ved å bruke formler. Nedenfor er eksempler på husarbeid som du kanskje må gjøre.



  9. Mellom formlene for "Resterende dager", "Beredskap" og "Prioritet". Disse formlene må legges inn i den andre linjen i hver av kolonnene nevnt i foregående setning.
    • I kolonne I (Resterende dager) = F2-SI (ESTVIDE (J2), I DAG (), J2)
    • I kolonne E (nødsituasjon) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1))))
    • I kolonne A (Prioritet) = VLOOKUP (C2, Importance, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Effort, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Emergency, 2, FALSE)



  10. Bytt formatet til celle I2 til "Number". Høyreklikk på cellen, velg "Cell Format" og klikk på "Number". Sett også "0" i "Antall desimaler" -boksen. Klikk på "OK".



  11. Kopier formlene i kolonnene "Prioritet", "Beredskap" og "Resterende dager", og utvid dem til de resterende tomme boksene i hver av disse kolonnene. Klikk først på "E2" og trykk samtidig på "CTRL" og "C" -tastene, velg deretter celler E3 til E10 og trykk samtidig på "CTRL" og "V" -tastene. Gjør det samme for å utvide formelen til I2 i boksene I3 til I10. Til slutt gjenta denne prosedyren igjen for å utvide A2-formelen til cellene A3 til A10. Ikke vær oppmerksom på rare verdier som returneres av celler på linjer der det ikke skrives noen oppgave.



  12. Sorter linjene i prioritert rekkefølge. Velg celler A1 til K1 og forstørr dette valget for å omfatte alle linjer som inneholder en oppgave. Klikk deretter på "Data"> "Filter".



  13. Lagre regnearket ditt, inkludert datoen, for å finne ut den siste datoen filen ble åpnet.



  14. Fullfør oppgavene som er utført. Når du er ferdig med en oppgave, skriver du den inn i "Sluttdato" -kolonnen. Husk dette trikset: Når du trykker "CTRL" + ";" (kontrolltasten og;) -tasten samtidig, vises gjeldende dato automatisk i den valgte cellen.



  15. Se rekkefølgen på prioriteringene dine endres hver dag. Her er prioriteringene for de kommende dagene. 13. juli er alle oppgavene som skal gjøres før den såkalte "akselerasjonsperioden". 20. juli er toppprioriteringene (de med det minste antallet) fire oppgaver og blant dem klipper gresset (som har nådd sin frist). 21. juli er klippingen av gresset enda større (vi har gått inn i "dextension" -perioden) og 23. juli har denne prioriteringen økt enda mer, fordi vi har passert "dextension" -perioden. Vi ser også at oppgaven "Betal kostnadene" har økt på datoene 23. og 25. juli.
råd
  • Les artiklene nedenfor for å lære mer om hvordan du administrerer din tid og prioriteringer.
  • Det er mulig å laste ned en kopi av dette regnearket til følgende adresse:
  • = IF (ukedag (TODAY (), 2)> 5, TODAY () - (ukedag (TODAY (), 2) -5) 7 +, TODAY () - (ukedag (TODAY (), 2) -5))
  • Ikke nøl med å sortere oppgavelisten hver dag om nødvendig.
  • Del de store oppgavene dine i flere mindre.
  • Kopier de gjentagende oppgavene i "Mal" -fanen slik at du enkelt kan finne og kopiere dem.
  • Du står fritt til å endre poengene som er tildelt hvert prioritetsnivå.
  • Ikke bland oppgavene knyttet til familien og hjemmet ditt med de som er relatert til arbeidet ditt i samme Excel-arbeidsbok.
  • Du står fritt til å legge til nye kolonner i denne tabellen - hvem har gitt deg oppgaven, i hvilken kategori oppgaven er innskrevet og så videre.
  • Bruk AutoFilter-verktøyet til å velge oppgaver som er over fristen (Urgency = 1) eller veldig viktige oppgaver (Importance = "A").
  • En måte å alltid holde en gjentakende oppgave oppdatert på er å legge inn denne under kolonnen "Deadline" (Dette eksemplet er basert på fredag, som er indikert med "5" her)
  • Legg til en betinget form (ved å bruke "SI" -funksjonen) i kolonnen "Deadline" for automatisk å indikere når fristen har passert.

  • Hver uke eller måned teller antall oppgaver som er utført i den valgte perioden. Dette kan være den eneste positive tilbakemeldingen du får på arbeidet ditt.
  • Denne formelen tar gjeldende dato (mandag = 1, tirsdag = 2 osv.) Og sjekker om vi allerede har passert eller ikke på fredag ​​den aktuelle uken. Hvis dette er tilfelle, legger formelen 7 til den nåværende fredagen, for å returnere resultatet fra neste fredag ​​som et resultat. Hvis fredagen ennå ikke er forbikjørt, returnerer formelen ganske enkelt datoen for fredag ​​denne uken.
  • I dette eksemplet er mandag = 1, tirsdag = 2, onsdag = 3, torsdag = 4, fredag ​​= 5, lørdag = 6, søndag = 7.
  • Vi kan også endre denne formelen slik at den fungerer for eksempel på tirsdager. Vi ser på listen over at tirsdag = 2, det er derfor nødvendig å endre i formelen gitt over alle 5 av 2.
advarsler
  • Lagre dette arket regelmessig.
  • Tallene som er tilordnet disse forskjellige prioriteringene er ikke alltid bestilt. Fylling av en prioritet med et tildelt antall "1" vil således ikke øke antallet assosiert med de andre prioriteringene. Det er mulig at noen prioriteringer har et tilknyttet antall som overstiger 100, og alle mulige tall blir ikke tildelt prioriteringer. Jeg anbefaler deg å fokusere på prioriteringer med tall mellom 1 og 12.
  • Ikke bekymre deg hvis du skriver mange oppgaver i dette regnearket. Det er absolutt ikke flaut at oppgaver holder seg i bunnen av listen i flere måneder. De vil begynne å gå opp på listen når fristen nærmer seg.
  • Måten du administrerer tiden din er unik for deg, og dette regnearket er kanskje ikke egnet for deg. Du kan også tenke at å måtte åpne denne filen hver dag krever for mye arbeid eller er for påtrengende. Derfor kan dette regnearket være nyttig for deg, for eksempel, som vil virke helt ubrukelig for naboen eller omvendt.
  • Du kan bruke et regneark med Googles online regnearkprogramvare i stedet for å bruke Excel. Dermed vil filen din være tilgjengelig hvor som helst når du kan få tilgang til Internett.